É comum ouvir gestores dizerem que dispõem de
pouco tempo para realizar tarefas. Muitos falam, na brincadeira, que o dia
deveria ter 48 horas. Assim, seriam capazes de executar todos os afazeres. Mas,
de acordo com pesquisa da consultoria empresarial Pro-Geps, o que falta aos
líderes é administrar o tempo. Segundo o estudo, os chefes gastam 59% das
atividades diárias com trabalhos administrativos e resolvendo problemas.
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Desse total, 30% são usados para responder
e-mails, atender a telefonemas e participar de reuniões; e 29% são gastos com
problemas (veja os dados da pesquisa abaixo). “Esse é um número factual, que
mostra que os gerentes de departamentos e encarregados estão pouco preparados
para enfrentar suas tarefas. Eles querem fazer o melhor, mas não sabem como,
acredita o presidente da consultoria, Elzo Guarnieri.
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“Gasto boa parte do tempo com tarefas
burocráticas, exceto telefonemas. Há horas que preciso decidir o que é urgente
e o que fica para depois, diz o empresário e headhunter (caça-talentos) da
Simon Franco Recursos Humanos (RH), Maurício Franco. Quem enfrenta a mesma
situação é o sócio da Everis Brasil (consultoria de negócios), Rafael Garrido
Rivas: “E-mails e atividades administrativas requerem, sim, que eu dedique mais
horas de trabalho.”
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De acordo com a ProGeps, 16% do tempo é
dedicado à gestão, quando a porcentagem ideal seria 35%. “A resolução de
problemas, e-mails e reuniões tomam boa parte do meu tempo, mas há como
conviver com a atividade de gestão”, fala o diretor de RH da Dell (empresa de
tecnologia) para a região sul da América Latina, Paulo Amorim.
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Acertando Os ponteiros
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Para equilibrar esses índices, o especialista
em gestão do tempo e produtividade Marco Fabossi destaca a
importância de delegar: “Um fator que faz com que os gestores percam muito
tempo é a falta de delegação. É preciso treinar líderes e colaboradores em
planejamento e administração do tempo.”
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Christian Barbosa, que atua nas mesmas áreas
de Fabossi, acha que as organizações devem apostar em treinamentos. “A empresa
deve ajudar seus funcionários a criar estratégias de produtividade, aconselha
Barbosa. “Uma melhor administração do tempo traz beneficios para a vida pessoal
de todos” enfatiza o administrador especializado em comportamento humano,
Anderson Cavalcante.
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Como os Gestores Gastam seu Tempo
30% – Atividades administrativas.
29% – Resolução de problemas.
17% – Serviços sem valor agregado.
16% – Gestão.
7% – Trabalho manual.
1% – Treinamento de funcionários.
7% – Trabalho manual.
1% – Treinamento de funcionários.
35% é O índice adequado para a gestão.
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Consequências da Falta de Planejamento
60% – Produtividade nas empresas.
30% – Desperdício nas atividades.
5% a 10% – Perdas irrecuperáveis.
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Fonte: Consultoria empresarial ProGeps
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Organize sua Rotina
1 – Use uma agenda.
2 – Planeje sua semana.
3 – Verifique e responda e-mails em horários específicos.
4 – Reserve tempo para imprevistos.
5 – Estabeleça prazos para projetos.
6 – Calcule o tempo das tarefas.
7 – Defina seus objetivos.
8 – Defina as metas de sua equipe.
9 – Compartilhe responsabilidades.
10 – Organize seu ambiente.
2 – Planeje sua semana.
3 – Verifique e responda e-mails em horários específicos.
4 – Reserve tempo para imprevistos.
5 – Estabeleça prazos para projetos.
6 – Calcule o tempo das tarefas.
7 – Defina seus objetivos.
8 – Defina as metas de sua equipe.
9 – Compartilhe responsabilidades.
10 – Organize seu ambiente.
11 – Saiba dizer não.
12 – Reserve um tempo para você.
12 – Reserve um tempo para você.
Fontes: Christian Barbosa e Marco Fabossi. especialistas em
gestão do tempo e produtividade.
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